Privatlivspolitik for Pandrup Skytteforening

Vi behandler personoplysninger og du kan gennem vores privatlivspolitik se hvilke oplysninger vi behandler (gemmer), og til hvilke formål.

Vores databehandling omfatter oplysninger til brug for foreningens daglige drift, herunder de oplysninger som gør det muligt og dels kontakte, registrere skydeaktivitet, opkræve kontingent, samt for at efterleve de myndighedskrav foreningen er underlagt.

Pandrup Skytteforening behandler kun personoplysninger til specifikke formål, disse fremgår af afsnittet ”Hvilke oplysninger behandles” disse slettes når de ikke længere er relevante, dog er historiske oplysninger undtaget, herunder resultater, træner historik samt historisk forenings oplysninger jf. Interesse afvejnings reglen.

Hvilke oplysninger behandles:
Vi behandler følgende personoplysninger:

Almindelige personoplysninger:
På Skytter, trænere/ledere og prøveskytter, kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelse dato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, skyttenummer, samt frekvens af skydning.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 
CPR-nummer til brug for SKV6, og SKV ansøgninger generelt
CPR-nummer samt oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Dataansvarlig:
Til en hver tid fungerende bestyrelse i Pandrup Skytteforening, som kontaktes via http://www.pandrupskytteforening.dk/kontakt-os vælg web/dataansvarlig

Her indsamler vi oplysninger fra:
– Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
– Offentlige myndigheder.
– Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Formålene:
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.  Lovlige grunde til behandling er særligt:

– Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
– At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
– Behandling efter lovkrav
– Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger:
– Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
– Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
– Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
– Levering af varer og ydelser du har bestilt
– Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
– Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
– Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
– Opfyldelse af lovkrav
– Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
– Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
– Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v. 
– Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
– Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
– Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende:

Samtykke Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.  Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.  Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år  

Videregivelse af dine personoplysninger I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen da det er et krav fra kommunen.  Ulønnede ledere og trænere:  Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt da det er et krav fra kommunen. 

Gæsteskytter over 15 år:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode på 1 år og i overensstemmelse med følgende kriterier: Lovgivningen bestemmer at oplysningerne skal gemmes i 1 år: 

Lønnede ledere og trænere:  Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
– Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
– Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder :
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
– Retten til indsigt i egne personoplysninger
– Retten til berigtigelse

Retten til sletning men der er oplysninger som ikke kan slettes pga. gældende lovgivning. Så som SKV og medlemsoplysninger så længe man er medlem men kan slettes straks efter udmeldelse hvis man er over 25 år og under 25 år venter vi på svar fra kommunen, børneattester.
– Retten til begrænsning af behandling
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
– Retten til indsigelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os.
Vores kontaktoplysninger finder du øverst.  Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken 
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Sidste revidering December 2018